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新版企業(yè)郵箱歸檔說(shuō)明及使用方法

作者:阿里郵箱    發(fā)布時(shí)間:2022-08-23 11:01:16  訪(fǎng)問(wèn)量:904  

背景

電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段,隨著使用率的不斷提升,企業(yè)將郵件數(shù)據(jù)視作重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象。相較于以往的電子郵件多以備份為主,使得企業(yè)浪費(fèi)了大量存儲(chǔ)資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時(shí)間,大大增加了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)郵件歸檔,可以大大的降低營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn),從而可以有效的長(zhǎng)期保存并使用電子郵件,用戶(hù)可以自主選擇是否開(kāi)啟郵件歸檔功能,并可以基于郵箱帳號(hào)、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時(shí)間區(qū)間進(jìn)行查詢(xún),提供查詢(xún)結(jié)果的導(dǎo)出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對(duì)企業(yè)用戶(hù)郵箱在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中,對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行集中歸檔,并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一定時(shí)期的保留,在需要的時(shí)候可以通過(guò)對(duì)歸檔郵件的查找,并可以導(dǎo)出需要的郵件,獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。

概述

在此背景下,阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務(wù)”,對(duì)郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線(xiàn)歸檔、分類(lèi)管理、歸檔郵件查詢(xún)、郵件數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存。

塞班斯法案-奧克斯利法案

薩班斯-奧克斯利法案是美國(guó)立法機(jī)構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財(cái)務(wù)欺詐事件破產(chǎn)暴露出來(lái)的公司和證券監(jiān)管問(wèn)題所立的監(jiān)管法規(guī),簡(jiǎn)稱(chēng)《SOX法案》或《索克思法案》。

美國(guó)出臺(tái)的《塞班斯法案》本質(zhì)上是為了保護(hù)在證券市場(chǎng)上的投資者,而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對(duì)企業(yè)電子郵件存檔相關(guān)舉措,隨著市場(chǎng)和監(jiān)管體制的不斷完善,電子郵件來(lái)往的實(shí)時(shí)記錄和長(zhǎng)久保存以及不被篡改的歸檔服務(wù),為企業(yè)帶來(lái)了可靠的數(shù)據(jù)依存,甚至郵件可以成為法律證據(jù)。

中國(guó)塞班斯法

為了保證數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性,2005年國(guó)家檔案局發(fā)布相關(guān)文檔,規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫(xiě)、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。以及2008年6月28日,國(guó)家財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,強(qiáng)烈規(guī)范企業(yè)單位必須提供保存營(yíng)運(yùn)資料以及降低營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)措施。

1、

付費(fèi)的企業(yè)用戶(hù)可免費(fèi)使用阿里郵箱的郵件歸檔服務(wù),僅歸檔管理員可以開(kāi)啟/關(guān)閉郵件歸檔功能,以及進(jìn)行歸檔郵件的查詢(xún),歸檔三方接口開(kāi)啟等,postmaster賬號(hào)默認(rèn)情況下沒(méi)有歸檔功能相關(guān)權(quán)限,超級(jí)管理員可以給用戶(hù)分配歸檔管理員權(quán)限,創(chuàng)建歸檔管理員,超級(jí)管理員或者歸檔管理員可以通過(guò)“統(tǒng)計(jì)與日志-歸檔日志查詢(xún)”,進(jìn)行審計(jì)日志的查詢(xún)。

①郵件歸檔服務(wù)默認(rèn)關(guān)閉,需登錄歸檔管理員賬戶(hù),進(jìn)去管理后臺(tái)-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開(kāi)“郵件歸檔服務(wù)”

②歸檔信息概要

可開(kāi)通歸檔郵箱:企業(yè)可以開(kāi)通郵件歸檔服務(wù)的郵箱總數(shù)

已開(kāi)通歸檔郵箱:企業(yè)已經(jīng)開(kāi)通郵件歸檔服務(wù)的郵箱數(shù)

歸檔保留年限:郵件歸檔服保存年限默認(rèn)5年

上次開(kāi)啟時(shí)間:郵件歸檔服務(wù)最近一次開(kāi)啟時(shí)間

上次關(guān)閉時(shí)間:郵件歸檔服務(wù)最近一次關(guān)閉時(shí)間

歸檔管理員:郵件歸檔服務(wù)管理員名稱(chēng)

歸檔狀態(tài):歸檔服務(wù)目前所處狀態(tài)

③查詢(xún)歸檔郵件

查詢(xún)歸檔郵件:進(jìn)入域管理界面,點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢(xún)郵件歸檔”,輸入需要查詢(xún)郵件郵箱的完整地址和時(shí)間范圍,點(diǎn)擊查詢(xún)即可

查詢(xún)條件解釋?zhuān)?/span>

歸檔郵箱:指查詢(xún)歸檔的郵箱帳號(hào),這是必填項(xiàng);

發(fā)件地址:歸檔郵件的發(fā)件人;

收件地址:歸檔郵件的收件人;

關(guān)鍵字:搜索郵件的關(guān)鍵字條件,通過(guò)“搜索關(guān)鍵字范圍”限定范圍;

時(shí)間范圍:搜索的歸檔郵件的時(shí)間范圍;

關(guān)鍵字范圍:可以選擇主題,正文,附件標(biāo)題;

郵箱狀態(tài):對(duì)于重名的歸檔郵箱,比如以前的歸檔帳號(hào)離職了,帳號(hào)刪除后,又建了一個(gè)一樣賬號(hào)的郵箱,通過(guò)該狀態(tài)刪除時(shí)間進(jìn)行區(qū)別;

④.查看、導(dǎo)出歸檔郵件

查看歸檔郵件:進(jìn)入域管理界面,點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢(xún)郵件歸檔”,輸入需要查詢(xún)郵件郵箱的完整地址和時(shí)間范圍,根據(jù)收發(fā)件地址、關(guān)鍵字進(jìn)行查詢(xún)后,點(diǎn)擊查看即可看到郵件具體內(nèi)容

⑤.管理設(shè)置歸檔賬號(hào)POP3密碼

設(shè)置POP3密碼:進(jìn)入域管理界面,點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對(duì)接”-開(kāi)啟“郵件歸檔POP3服務(wù)”-輸入密碼-點(diǎn)擊“保存”

企業(yè)郵箱

⑥.歸檔日志查詢(xún)

查詢(xún)歸檔日志:進(jìn)入域管理界面,點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)與日志”-“行為查詢(xún)”-“歸檔日志查詢(xún)”,選擇管理員和時(shí)間范圍,根據(jù)關(guān)鍵字和操作類(lèi)型進(jìn)行精準(zhǔn)查詢(xún)


說(shuō)明

1)  郵件歸檔保存時(shí)效

阿里企業(yè)郵箱歸檔服務(wù)有效期5年,即在郵箱服務(wù)內(nèi)的用戶(hù),郵件歸檔最長(zhǎng)保存近5年,超過(guò)期限的歸檔郵件會(huì)被自動(dòng)刪除。歸檔服務(wù)隨郵箱服務(wù)終止,所有歸檔郵件會(huì)被刪除,不再繼續(xù)保存

2)歸檔細(xì)則

·單獨(dú)發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件

·同時(shí)給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封

·分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封

·監(jiān)控的郵件不歸檔

·自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)回復(fù)、垃圾郵件進(jìn)行歸檔

·規(guī)則自動(dòng)刪除郵件進(jìn)行歸檔

·系統(tǒng)通知郵件進(jìn)行歸檔

·外發(fā)限制的用戶(hù)給外域賬號(hào)或內(nèi)部賬號(hào)發(fā)郵件,發(fā)送成功的進(jìn)行歸檔

·外域給外收限制外收限制賬戶(hù)發(fā)郵件,未接收成功的不歸檔

·刪除或被禁用的郵箱賬戶(hù)中的郵件依然被歸檔

·用戶(hù)刪除的郵件依然被歸檔

·只有管理員可以查看歸檔郵件,關(guān)閉郵件歸檔服務(wù)后,用戶(hù)新郵件將不再歸檔保存,歷史歸檔的郵件在歸檔期限內(nèi)會(huì)保存。

·郵件歸檔服務(wù)可下載/批量下載和查看郵件

·郵件歸檔服務(wù)不支持下載及查看歸檔郵件中的附件,不可刪除歸檔郵件

·支持歸檔服務(wù)的操作日志記錄

·支持第三方歸檔服務(wù)




聲明:本文由收集整理的《新版企業(yè)郵箱歸檔說(shuō)明及使用方法 》,如轉(zhuǎn)載請(qǐng)保留鏈接:http://shuji8.com/news_in/817

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